Kassasysteem koppelen aan een WooCommerce webshop

Heb je een WooCommerce webshop en verkoop je ook artikelen in een fysieke winkel? Dan kunnen dingen als prijzen aanpassen, voorraad beheer en nieuwe producten toevoegen soms een heel karwei zijn. Vooral als je al deze stappen voor zowel je kassasysteem als je webshop moet doen. Gelukkig zijn er diverse partijen die een zogeheten ‘kassasysteem koppeling’ aanbieden. Hiermee lopen al je producten qua prijs en voorraad gelijk op je kassasysteem en je webshop. Een nieuw product hoef je slechts één keer toe te voegen en komt in beide systemen voor. Dit scheelt je natuurlijk veel tijd! Er zijn alleen veel aanbieders van een koppeling tussen een kassa en een webshop. De keuze kan daarom vrij lastig zijn. In dit blog vertel ik je wat de grootste verschillen zijn en waar je op moet letten bij het kiezen van een kassasysteem dat een koppeling heeft met WooCommerce.

Webshop of kassa leidend

Het eerste grote verschil tussen diverse kassasystemen waarmee wij hebben gewerkt, is de wijze van invoer. Het lijkt niks uit te maken of je een nieuw product aan de kant van het kassasysteem of via WooCommerce invult, maar toch is het een groot verschil.

De volgorde van invoeren geeft aan welke data leidend is. Wanneer je WooCommerce leidend is, moet je kassasysteem bij elke transactie communiceren met je website. Zit je bij een slechtere hosting partij en ligt je site eruit? Dan kan het zijn dat je kassasysteem ook niet werkt. Wanneer je kassasysteem leidend is, hoeft de website enkel af en toe te kijken of er wijzigingen zijn. Hierover later meer.

Waar je de producten invoert, heeft ook invloed op wát je kan invoeren. Op je website wil je natuurlijk goed gevonden worden, daarvoor zijn META omschrijvingen voor SEO nodig. Dit is natuurlijk een handeling die enkel voor je website uitmaakt. Een kassasysteem dat leidend is, moet echter wel de mogelijkheid bieden om dit soort extra velden te ondersteunen. Misschien wil je online wel andere informatie geven dan in de winkel. Het kan ook zijn dat je kassasysteem leidend is, maar dat je de producten wel kan aanvullen via je website. Nadeel is dat je dan alsnog op 2 plekken werkt, maar je toch je SEO kan invullen per product.

Snelheid van bijwerken

Wanneer er nog maar 1 product op voorraad is en deze wordt verkocht op je webshop, dan moet dit product natuurlijk niet meer via je winkel verkocht kunnen worden. Het kassasysteem zou moeten zeggen: product niet meer verkoopbaar. Dit kan soms erg snel gaan, bijvoorbeeld wanneer iemand in één keer een grote hoeveelheid van hetzelfde product besteld. Je kassasysteem moet dan zorgen dat de voorraad op beide plekken snel up to date is. Sommige koppelingen doen dit real time: op het moment dat iemand afrekent, is het gelijk niet meer bestelbaar op de andere plek. Echter kan dit voor zeer veel handelingen op je website zorgen, waardoor je website traag kan worden. Immers moet de website bij elke transactie worden bijgewerkt. Sommige koppelingen kiezen er daarom voor om de voorraad elke 10 minuten te updaten. Voor je website prestaties beter, alleen heb je wel de kans dat je mensen teleur moet stellen als ze net binnen die 10 minuten een bestelling doen van een nét uitverkocht product.

Welke gegevens wil je koppelen?

Er zijn een aantal gegevens die je wilt koppelen, maar die misschien niet standaard in het kassasysteem zitten. Voorbeelden hiervan zijn:

• Heb je een uitgebreid kassasysteem? Grote kans dat ook je facturatie via dit systeem gaat. Het is dan belangrijk dat je ook de factuurgegevens van de bestellers van je webshop koppelt.

• Verkoop je producten waar veel concurrentie op zit? Dan wil je bijvoorbeeld op je website zichtbaar de EAN of SKU code hebben, dit zijn een van de waardes waar koopjesjagers naar Googelen. Maar dan moet het kassasysteem deze natuurlijk wel delen met je website.

Afhankelijk van je branche en het soort producten dat je verkoopt, kan je altijd specifieke eisen of specificaties hebben voor de koppeling. Denk bijvoorbeeld aan een tegelverkoper die met verschillende batches zit: elke batch kan net een andere kleur hebben. Hij kan ruim voldoende voorraad hebben voor een grote bestelling, maar het systeem moet wel snappen dat al deze producten uit dezelfde batch moeten kunnen komen. Zo niet, dan moet er een volledige batch komen en is de levertijd langer. Bij jouw bedrijf zijn misschien weer heel andere variabelen van belang. Het is daarom goed om eerst zelf in kaart te brengen wat relevant is voor op de website en voor in je kassasysteem. Overleg daarna de mogelijkheden met een specialist om deze gegevens te delen via beide platformen.

Uitzonderingen: producten alleen in winkel of alleen in webshop

Misschien heb je wel uitzonderingen, zoals sommige producten die enkel in de winkel te koop zijn. Echter kan je het voor de vindbaarheid wel wenselijk vinden dat een product dat niet online te koop is, wel een eigen pagina heeft met adresgegevens van je winkel, zodat mensen toch bij je winkel terecht komen als ze online zoeken. Overleg met je kassasysteem leverancier of dit mogelijk is. Een andere situatie kan zijn dat er producten zijn die extra opties hebben wanneer je ze online besteld (bijvoorbeeld voordeel bij een pallet bestelling). Ook dit moet je kassasysteem snappen. Vaak werken dergelijke opties beter als de webshop leidend is in productinvoer.

Zorg voor een kundige webbouwer

Tot slot: kies voor een webbouwer die ervaring heeft met diverse koppelingen en ook van zogeheten API koppelingen. Dan ben je er zeker van dat deze snel voor je kan schakelen met de partij die de koppeling aanbiedt en hoef je er zelf niet meer naar om te kijken. Bij Kwaaijongens hebben we al diverse webshops gekoppeld met verschillende kassasystemen. Zo hebben wij ook ervaring met alle bovenstaande afwegingen. Wil je advies over welke kassakoppeling (het best) bij jou past? Of heb je er al een op het oog en wil je weten of wij hier ervaring mee hebben? Neem contact met ons op en we helpen je graag om je winkel online uit te bouwen.